• 中小企业采购现状及风险控制分析 不要轻易放弃。学习成长的路上,我们长路漫漫,只因学无止境。


      采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配置的设施之购入活动的总称,是公司成本控制的重点。无论是公司管理者还是财务部门,对采购工作存在的风险都有着非常强的敏感,这不仅因为采购是直接影响生产成本的主要因素,而且还有着很高的人为欺诈的可能。在日趋完善的现代经营管理模式中,公司管理当局越来越注重财务管理和财务运作的有效性,中小企业不像大型企业和连锁企业那样拥有雄厚的资金和技术实力,通常也缺乏良好的供应链关系,资本单薄,信誉度偏低,给中小企业采购带来了诸多风险。但中小企业依然可以采取有效措施来控制和分散风险,降低采购成本。笔者通过剖析中小企业采购现状,对中小企业采购风险进行了分析,并提出了中小企业采购风险控制策略。 下载论文网   一、 中小企业采购现状分析   (一)中小企业采购特点   现阶段,就我国中小企业而言,在采购中通常表现出以下特点:   1、采购规模有限   中小企业规模小,资金有限,采购规模普遍不大。据统计,多数中小企业,年采购规模主要集中在50―100万元和500―1000万元人民币。   2、价格敏感性强   中小型企业因其资金匮乏、企业生存也不太稳定,管理者对采购成本的控制比大型企业更为严格,普遍注重短期投资回报率,对采购物资价格非常敏感。   3、采购决定权力较为集中,流程简捷   中小企业大多为民营及私营企业,管理层次较少,在物资采购问题上多数采取集权控制,即通常由企业主要负责人操控采购决定权,且采购计划时间多集中在年末岁首。中小企业采购流程随机而简捷,通常是由业务部门先提出申请,采购人员填报年度或临时采购预算计划,报主管领导、公司领导审批后实施。   4、采购中体现出较强的个性化需求   中小企业由于存在着行业、地域及管理水平上的差异,不同行业、不同规模的企业在不同发展阶段,对采购物资的需求情况是不一样的。每个单位都有不同的采购管理模式和不同的采购流程,在采购中一般都要求实用性和灵活性。   5、采购信息渠道多样   中小企业获取采购信息的渠道随着信息化时代的到来,已经变得越来越多,不仅通过上门推销及媒体广告等传统方式了解采购产品信息,还通过网络、展会等渠道获取信息。目前,互联网已经越来越成为中小企业获取采购信息的主要渠道。   (二)中小企业采购中存在的问题   1、盲目采购   很多中小企业对供应商考察时间过短,常出现不合格的供应商,从而影响了生产正常进行,造成采购成本居高不下。   2、缺乏采购控制   一些中小企业的采购部门与生产部门脱节,没有根据生产部门的需要进行采购预算,采购经常脱离企业自身的需求,导致库存积压或缺货,给企业带来不应有的损失。   3、采购人员的综合素质较低   目前中小企业的采购人员大多没有经过专业培训,凭经验做事者居多。面对物资采购价格与供应数量的经常变动,采购人员的工作的执行能力有限,直接影响了中小企业采购的效率、质量和效益。   4、缺乏稳定的供应商   很多中小企业经常面临的问题是,当物资短缺时,很难找到令人满意的供应商,价格过高,影响企业正常生产;而当物资供过于求时,许多供应商蜂拥而至,争相推销自己的产品,但企业缺少的是稳定的、与公司长期保持密切合作关系的供应商。   5、缺乏信息技术支撑导致采购效率偏低   中小企业由于资金实力有限,虽然很多企业利用了电子计算机进行企业管理,但大多没有引进ERP管理系统进行高效的流程管理,采购信息管理基本处于半手工状态,这在很大程度上影响了采购效率。   二、中小企业采购风险分析   采购风险是指在物资采购过程中由于各种意外情况的出现,使采购的实际结果与预期目标相偏离的程度及可能性。   采购风险的具体表现通常有:采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算、供应商群体产能下降导致供应不及时、货物不符合订单要求、呆滞物料增加、采购人员工作失误、供应商存在不诚实甚至违法行为等等。这些都会影响采购预期目标的实现。此外企业采购运作过程中因管理缺陷、运作失当以及外部事件冲击等不确定性因素导致采购失败,也会给企业造成直接或间接损失。   中小企业采购风险主要有外因型采购风险和内因型采购风险两种。   外因型采购风险包括:因意外事件产生的意外风险;因价格波动导致的价格风险;因质量不稳定产生的采购质量风险;因技术进步淘汰落后产品导致的技术进步风险以及因合同欺诈发生的合同欺诈风险等。外因型采购风险经常是随机发生的,没有规律可循,通常多是不可控风险,不易防范。中小企业唯有加强制度建设,提高防范意识,才能减少此类风险发生或降低采购损失。   内因型采购风险包括:采购计划的准确性受到市场需求发生变动的影响,采购计划管理不当偏离了企业目标,导致采购中计划风险、合同签订与履行风险。企业还经常发生采购存量风险,一是因缺货损失引发的风险,二是物资积压造成的存储损耗风险,三是采购时盲目进货造成价格风险。此外还存在因责任心不强造成的责任风险。内因型采购风险中的许多风险归根到底是一种人为风险,通常都是可控风险,易于防范。中小企业只要加强内部管理机制,完善相关责任制度,就能有效防范此类风险。   三、中小企业采购风险控制策略   (一)认真选择适合企业的供应商   中小企业应对需用物资按照物资自然属性、使用用途等标准进行科学分类,然后根据不同类别物资和对企业的重要程度、采购的难易程度和可靠程度,将其划分为重点、次重点、一般等管理类别,并根据实际情况,注重对商品质量、价格、服务等方面进行事前审核和监控。对于重点采购的物资,应严格供应商准入制度,对供应商的生产条件、设备状况、质量保证体系、财务指标、银行信誉、企业业绩等方面情况进行综合调查,并采取科学评价体系,综合评估供应商的实力,选择质量可靠、价格合理、服务优良、信誉良好的供应商,确立其名录,以降低采购风险。全面掌握公司所有供应商的情况,并对供应商进行相应的资质考评,应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。所谓重要性供应商,即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标准,并与公司有持常性业务往来的供应商,而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商。当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来,且经考核符合公司重要性供应商标准后,应转为重要供应商进行档案管理。供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行。供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号等, 并定期或不定期更新,由专人负责管理,同时由财务部留存副本。原则上公司采购只选择重要供应商进行。如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题,公司可考虑对其酌情处理,严重者终止其业务往来,并保留追究法律责任的权利。   (二)加强采购物资质量控制,避免采购物资质量风险   按照采购物资使用安全进行分类,重点对在生产使用过程中,因品质原因可能对生产和人身带来严重危害的物资,按照样品采万博体育怎么竞猜,万博体育官网APP,万博manbetx手机版购方式,组织货源;样品经过安全测试合格后,方可批量进货。入库前,要按照国家标准进行检测,并出具检测证明,在物资管理部门备案;经过验收合格后的物资方可进入库;出库后,进入生产流程前还要进行相应的使用前检测,以通过对物资质量风险的控制来达到控制物资采购风险的目标。   (三)推行科学采购模式   1、推行准时制采购(JIT采购)管理模式   推广和实施准时制采购,可有效利用社会库存,降低本企业库存,甚至可实现本企业部分物资零库存的目标。这不仅可以极大提高采购工作效率,降低库存资金风险,而且可保证物资供应和企业需求同步化运作。   2、实施标准化采购   采购产品和物料规格的标准化,为不同的产品项目或零件使用共同的设计、规格,或降低订制项目的数目,以规模经济量,达到降低制造成本的目的。   3、实施杠杆采购   中小企业应避免各自采购,造成组织内不同单位向同一个供应商采购相同零件却价格不同,但彼此并不知的情形,无故丧失节省采购成本的机会。应集中扩大采购量,增加议价空间。   4、加强内部管理   (1)中小企业通过对各环节控制,特别是对物资采购招标、合同签订、合同履行、质量验收等四个关键点的控制,强化监督,以保证不弄虚作假。通过内控审计、财务审计、制度考核三管齐下,有效规范采购行为,不仅可以降低企业的物资采购价格,提高物资采购质量,还可以保护采购人员和避免外部矛盾。   (2)重要物资集中采购。集中采购是防止采购腐败、降低采购风险的有效手段。通过集中采购,可以加大中小企业在市场进行价格、质量、服务谈判的筹码,充分发挥联合优势,提高抗风险能力,最大限度降低成本,达到效益最大化目标。   (3)加强对采购人员的管理和培训工作。随着中小企业采购模式的不断进步,物资供应部门需要大量的既懂招投标、合同、法律、市场调查,又懂材料、设备等行业知识的复合型人才,只有不断加强对物资采购人员的培训,提高其业务素质,才能从根本上避免人为因素造成的采购风险。   5、加快物资采购的信息万博体育怎么竞猜,万博体育官网APP,万博manbetx手机版化建设   中小企业应积极尝试应用电子商务和ERP等先进的管理系统,实现物流、信息流、资金流的统一。在企业内部应努力搭建集录入、操作、查询、监控等功能为一体的物资采购管理信息网络平台,以实现基础数据一输百用,使各采购环节有机协调和配合起来。通过直观迅捷的网络平台,中小企业可以加强对采购过程中的监控,使采购做到程序化、透明化、规范化、高效化管理,大大降低采购风险。   (尹立新,河南财政税务高等专科学校)




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